Premier article de notre blog ! Premier pas ça se fête 🥳 !
Pour ce premier article mettons le pied dans le plat. Et oui, notre mission est la digitalisation! Alors quoi de plus naturel que de commencer par là : Le digital.
Et déjà des questions se bousculent :
Qu’est-ce-que le digital ? De quoi on parle ?
Pourquoi digitaliser, qu’est-ce que l’on y gagne ?
Il y a tellement de questions à ce sujet! Mon exercice à travers cet article est de répondre à ces quelques questions. Avec pour principale idée de donner des exemples concrets.
Une petite introduction au digital
Définition tirée du dictionnaire : Qui appartient, se rapporte aux doigts. Empreintes digitales. 😅 plus sérieusement : “ Calcul, code digital, dans lequel on utilise des nombres. recommandation officielle numérique.” … Ok, je suis d’accord, pas très clair tout ça.
Le digital, juste ce mot, c’est vaste. C’est comme l’informatique, il y a le réseau, la sécurité, le développement, les ordinateurs, et je peux continuer à en citer sans m’arrêter. En général, dire au gars du réseau d’intervenir sur le code de ton site web, ce serait comme demander à un mécanicien de s’occuper ta plomberie (en excluant les rares qui savent faire les deux bien sur!). Cet exemple c’est pour expliquer ce que j’entends en employant le mot “vaste” pour le digital. Il y a plusieurs sujets et en fonction de chacun, les besoins seront divers et variés ainsi que les missions et solutions que l’on peut mettre en oeuvre. Et oui, pour certains le digital sera la mise en place de la communication sur les réseaux sociaux ou plus globalement la présence en ligne ( site web, réseaux sociaux, formation en ligne, communauté en ligne, …) , pour d’autres ce sera la mise en place d’un site e-commerce, alors que pour certains il s’agira plutôt de créer des outils internes pour augmenter la productivité comme par exemple l’automatisation de l’envoi de facture après livraison, un parcours de signature de documents, le suivi des chiffres clés de l’entreprise,…. Tout dépendra du besoin de l’entreprise et de ce qui est recherché.
Ok, c’est varié, mais c’est quoi au juste ?
Dans l’exploitation d’une entreprise par exemple, en passant de son activité principale, c’est à dire ce qu’elle vend ou produit pour ses clients, à la gestion commerciale ou encore la gestion administrative c’est à dire ses obligations il y a tellement de choses à faire. Il est possible de tout faire manuellement, en utilisant du papier mais honnêtement, combien d’entre nous rêvent réellement de ça ? Imagine un commercial, devant se déplacer juste pour faire signer cette proposition parce que quand le marché a été conclu, il n’avait pas le document. Ou revenir prendre le paiement sur place, ou envoyer la facture par courrier, donc aller à la poste pour expédier. Et c’est avec cette petite touche que j’expliquerai ou peut intervenir notre chère digitalisation ! Et oui, il s’agit d’un procédé pour nous faciliter la vie avec l’adoption de technologies. Cela commence à petite échelle, par exemple en rédigeant nos documents sur ordinateur, en communiquant par email au lieu de courrier ou se déplacer, en commandant sur des boutiques en ligne… Il y a un champs immense de possibilités ! Cela nous permet de conserver les rencontres pour le plaisir et de faire les formalités en toute efficacité.
Qu’est-ce que l’on gagne à digitaliser ?
Maintenant que nous avons vu à quoi peut se rapporter le digital, voyons quelques possibilités offertes par la digitalisation. Et aussi, quelques cas concrets pour vous expliquer pourquoi nous pensons ici que le digital est “riche d’opportunités” !
Je vais prendre des exemples courants et d’autres un peu moins répandus mais restant quand même des besoins importants pour certains d’entre nous.
On commence avec les email, facile?
Un exemple basé sur la gestion des e-mail
Et ceux avec leur idée, c’est bon j’envoie déjà des e-mails : Oui, c’est une forme de digitalisation mais l’idée est d’aller plus loin, beaucoup plus loin! Les e-mails qui sont en soit une évolution au courrier ou déplacement en personne viennent avec leur lot de désagréments. Et en allant plus loin effectivement, il est possible d’en tirer profit et d’arrêter de subir les boites email engorgées (ça te parle?).
Imagine (ou juste penses-y car c’est vrai pour tellement d’entre nous) ta boite e-mail est pleine à craquer, il y en a partout, tu ne différencies plus les demandes des clients, les messages des instances fiscales, sociales et administratives ou simplement l’information sur tes centres d’intérêts. Tu rates des choses et c’est tellement désagréable. Comment aller plus loin ? Comment sortir de cet enfer ?
Des solutions pour organiser ses emails et s’y retrouver sans devoir tout lire c’est possible! Une des solutions peut être l’utilisation des alias en fonction des interlocuteurs puis créer des règles de redirection pour que les emails soient rangés aux bon endroit (label, dossier, … tout dépend de la messagerie utilisée). Tu sais que tout ce qui arrive à fiscal@monentreprise.com est à gérer plutôt que de laisser trainer ou encore que support@monentreprise.com est à rediriger vers l’équipe/la personne qui est en charge. Et si je suis seul et que j’ai toutes ces casquettes ? Rassure-toi, les alias sont aussi applicables dans ton cas, c’est juste que tu seras l’unique personne à traiter. Le fait que les emails soient rangés dans des dossiers différents te permettra de savoir de quoi il s’agit. Grace à cela, tu pourras adopter des méthodes de traitements adaptées.
Les alias, c’est une solution parmi tant d’autres, il y a tellement de méthodes en fonction du mode de fonctionnement de l’entreprise. Des fois, il s’agira de supprimer les emails pour certains canaux et de créer des méthodes de gestion différentes. Mais l’exemple est là pour montrer qu’il y a plusieurs niveaux de digitalisation et qu’en fonction de ce qui est en place, les résultats atteints sont différents.
D'ailleurs j'en ferai bientôt un article, comment j'ai désengorgé ma boite e-mail, avec des éléments concrets à mettre en place.
Prendre des rendez-vous en mode digital
Et on change de cas, on parle rendez-vous, calendrier, tout ça tout ça ….
La prise de rendez-vous qui se prend au téléphone ou avec 50 aller-retour de messages pour ENFIN trouver une date qui colle pour les participants. Rien que de l’écrire c’est épuisant!
Grace à la digitalisation, avoir des rendez-vous sans intervention de ta part, automatiquement, tout en prenant en compte toutes tes dispos sans accroc c’est une possibilité ! Et quand je dis toutes tes dispos c’est aussi bien les rendez-vous pro, perso et rigolos !
Et vendre on en parle?
Faire signer les devis, valider le paiement, faire des factures et les envoyer par courrier. Encore heureux qu’il y ait des facturiers papier au moins les factures sont déjà numérotées. Mais cela reste une tâche fastidieuse… Enfin grâce à la digitalisation, plusieurs niveaux existent :
Comme pour les e-mails, on retrouve plusieurs niveaux une fois que l’on décide de digitaliser :
Méthode la plus courante quand on fait ses premiers pas dans le mode de la digitalisation : Rédaction du devis, faire signer le client, faire la facture sur un logiciel ( certifié de préférence ) puis envoie par e-mail, demander et même attendre le paiement.
Méthode plus pratique : Proposition disponible en libre service pour le client, il choisit sa formule, il paie, génération et envoi automatique de la facture et confirmation de commande au client. Et même livraison immédiate selon ce que tu vends 🏝️😎 - Et là, peut être que tu dors, que tu es à la plage mais en tout cas c’est bouclé! C’est vrai, ce résultat demande de l’investissement en amont, ça peut être mis en place rapidement (avec nous par exemple - 😝 ) ou fastidieux en tout cas le résultat est assez agréable sans compter le temps libéré !
Le processus de vente allant de l’accord du contrat, à la gestion du paiement peut être géré totalement en digital. Dans certains cas, certaines propositions nécessitent de la personnalisation, et ça aussi peut être intégré dans le parcours d’achat. En terme de gain, ton client donne son accord, valide le règlement et reçoit sa facture. Oui, tout cela sans lever le petit doigt. Tu vois le gain de temps ? Là où il aurait fallu envoyer la proposition par email, attendre par retour email la signature, confirmer la vente au client, traiter le paiement et ensuite générer la facture.
Dans le parcours il est aussi possible de générer la demande de paiement après production ou livraison, mais l’idée reste la même, limiter les interventions humaines pour des tâches que les machines savent gérer automatiquement.
Gérer ses documents et son administratif
La aussi, en fonction des stratégies adoptées, on peut partir sur un gain de temps phénoménal.
Combien gèrent leur compta à la main parce que beaucoup de factures, notes de frais sont remises en format papier ? Et quand bien même elles sont envoyées par email, il y a un travail de les ordonner etc..
Comment faire pour avoir rapidement des chiffres ? Comment répondre à “combien a été dépensé sur un mois”, sans être obligé de prendre nos factures unes à unes d’un coté et notre calculette de l’autre ? Là aussi un cas concret La encore la digitalisation nous file un coup de main. Comme je l’ai déjà montré précédemment, il y a deux mondes :
semi digital : je scanne et range à la main. Ensuite, je rentre les infos manuellement dans un tableur et je peux avoir des chiffres calculés. Ou je saisis la dépense dans mon logiciel de compta et j’ai les chiffres
digital automatisé : Je prends une photo du document, il est ordonné, les chiffres sont rentrés au choix dans un tableur ou mon logiciel , et voilà j’ai les chiffres ! Pas mal ?
Et il y a encore d’autres solutions à la pelle, pour alleger ces tâches répétitives grâce au digital. Rassure moi, vois-tu le gain ?
D’autres gains en vrac
Du côté du client pouvoir acheter en ligne sans se déplacer, au moment qui convient, suivre son achat en temps réel et même pour certains types de produits les recevoir immédiatement! Bien que j’aime encore beaucoup les livres papiers, je dois reconnaître que recevoir un ouvrage immédiatement après un effort de 3 clics est assez agréable.
Et comment trouver ce fameux magasin où nous ne sommes jamais allés avec ce produit dont nous rêvons ! L’information est disponible grace à la digitalisation, et généralement en cherchant on la trouve. Dans notre quotidien nous profitons de ces avantages, trouver un mot dans un dictionnaire papier et un dictionnaire en ligne ce n’est pas du tout la même tâche en terme pratique et temps.
Les opportunités, le résumé
Le gain en temps est souvent mis en avant, et est le plus évident à voir. Il a été établi avec les exemples précédents maaaaaaiiis penses-tu aux économies ou encore mieux les gains financiers !
Des e-mail au lieu des courriers! Tu as l’économie de papier, timbre, de temps et déplacement.. Ah oui parce qu’il faut déposer pour expédier!
La limite géographique est envolée augmentant considérablement les clients potentiels ! C’est bien connu, plus on touche du monde et plus les ventes augmentent.
Une boutique qui tourne en permanence y compris en ton absence. La plage horaire de vente est multipliée, et ton temps libre augmenté! Et oui à minuit, un petit oiseau de nuit ou quelqu'un d'un autre fuseau horaire peut avoir besoin de tes services qu’il se procure sans te réveiller.
La fiabilité, le fait que les informations soient traitées automatiquement limite les erreurs. Imagine ton client qui paie 10€ un produit qui en vaut 100 parce que en saisissant le montant sur le TPE on a raté un “0”.
La montée en charge, en diminuant ton intervention sur les tâches répétitives, tu as plus de temps à consacrer à ton activité et tu peux accepter plus de clients.
L’image de marque, à l’aide d’un processus digital fiable, ton parcours client devient plus simple, tes clients te perçoivent mieux et sont plus enclins à acheter et te recommander
La digitalisation donne cette possibilité d’opportunités, mais demande un travail plus profond de compréhension des besoins. Je vais illustrer, en prenant l’exemple des e-mails. Dans l’un des cas, c’est le débordement, dans l’autre la visibilité des bonnes informations est assurée. Ce sont des résultats très différents. Ce qui mène à la déduction que en fonction du niveau des processus de digitalisation mis en place, l’efficacité sera plus ou moins au rendez-vous ainsi que les gains de temps.
Il est alors important de prendre en compte qu’une digitalisation réussie, mène en effet à une facilité de fonctionnement et une efficacité dans le travail quotidien. Si tu as lancé ta digitalisation et que tu souffres encore de traitements manuels, répétitifs, chronophages, … Il y a fort à parier qu’il reste des choses à explorer. Tu serais surpris de voir l’étendue des solutions existantes, rapides à mettre en place et sans grands développements spécifiques.
Et si tu souhaites en savoir plus, contacte-nous. Penses-y, notre mission est de te libérer des contraintes techniques et te permettre d'exprimer tout ton potentiel, ton expertise et, comme nous, d'offrir le meilleur de toi à ceux que tu peux aider.