Gérer un calendrier à la fois personnel et professionnel sans se mélanger les pinceaux, ça te semble compliqué ? Les rendez-vous qui se chevauchent? Ou pire, ils sont à la même heure! Emmener un de tes enfants en activité est carrément à la même heure que ce rendez-vous important planifié! Tu aime ton agenda papier, mais toutes les fois que tu l’as oublié, tu as passé une mauvaise journée ? Ta prise de rendez-vous est fastidieuse, tu croises ton agenda papier, avec un autre bout de calendrier et ce qu’il y a dans ta tête pour ne rien oublier ? Ou tu voudrais bien que tes rendez-vous pro soient validés automatiquement en ligne et surtout n’empiètent plus sur tes activités?
Entre le pro et le perso, trouver une organisation et une bonne balance n’est déjà pas facile pour pleins de raisons! Mais déjà si la planification est chaotique, ça n’aide pas. C’est ce qui m’a motivé à t’écrire cet article. Avec ces quelques clés je souhaite te faciliter la vie avec quelques notions du digital! Voici quelques astuces pour ne rien oublier et rester zen, même quand il y a beaucoup à placer dans l'agenda !
Pourquoi je trouve ça important de bien gérer son calendrier pro et perso ?
Avant de plonger dans le vif du sujet, laisse-moi te dire pourquoi je trouve qu’il est si important de bien gérer son calendrier. Je repense simplement à tous ces points difficiles cités en début d’article ou cette situation ou ce rendez-vous est sur le point de commencer mais se chevauche avec autre chose. Et là c’est le chaos dans ta tête, impossible de se concentrer, et la question c’est comment gérer ? Retirons nous une épine du pied, en ayant une organisation claire et efficace, tu réduis ton stress, tu évites les oublis, et tu peux vraiment profiter de tes moments de détente sans penser au travail (en tout cas moins). Nous ne sommes pas à l’abri des imprévus, mais avoir cette sensation d’une bonne gestion te crée une satisfaction qui détend. De plus, cela te permet de mieux équilibrer ta vie perso et pro, ce qui est essentiel pour ton bien-être.
Pour commencer, les outils
Tout dépendra de ta situation car effectivement il s’agira ici de voir comment tu gères tes activités pour voir ce qui est le plus adapté. ll existe une multitude d'applications et de logiciels pour t'aider à gérer ton calendrier, mais tous ne se valent pas. Voici deux solutions que je pense que tu connais déjà que je trouve faciles d’accès et d’utilisation :
Google Calendar : C’est la solution de Google, tu y as accès dès que tu as un compte Gmail ( Il est possible d'avoir un compte Gmail avec une adresse professionnelle personnalisée). Il a des fonctionnalités de partage et est souvent bien intégré à des outils professionnels externes.
Microsoft Outlook : Idéal si tu utilises déjà les outils Microsoft. Tout comme l’outil précédent, il intègre des fonctionnalités de partage et est souvent pris en charge par des outils tiers si tu souhaites l’intégrer.
Au delà des deux choix cités précédemment, l’idée est de choisir l’outil qui te convient le mieux et s’intègre le mieux avec ton mode de vie et tes appareils ( smartphone, ordinateur, tablette, …). L'important, c'est que cela reste simple pour toi.
Et toi quel outil utilises-tu ? L’un des deux cités précédemment ou un autre outil ? Dis nous dans les commentaires.
Un autre aspect qui compte c’est la synchronisation, c’est à dire la possibilité d’accéder à tes rendez-vous depuis PARTOUT ! Assure-toi que tu peux accéder à ton agenda de n'importe où, que ce soit sur ton téléphone, ton ordinateur de bureau, ou ta tablette. Utilise des applications qui se synchronisent automatiquement pour toujours être à jour. C’est important, imagine-toi valider un rendez-vous en pensant que tu es disponible alors que simplement c’est que tes autres rendez-vous ne se montrent pas sur l’appareil que tu utilises.
Un plus pour une bonne visibilité c’est l’utilisation de couleurs! En mettant en place un code couleur, cela te permet de mieux te projeter. Donc si tu peux avoir un outil qui gère cet aspect cela te facilitera grandement la lecture de ton agenda. Tu peux mettre quelque chose de simple pour te repérer, exemple :
Vert pour le personnel : sorties, événements familiaux, sport, ….
Bleu pour le professionnel : Réunions, deadlines, déplacements,…
Rouge pour les priorités : ce que tu dois faire absolument
En un coup d’œil tu seras en capacité de te repérer. Le fait d’avoir un système visuel d’aidera de voir de quoi sont composées tes journées.
Ne te limite pas à un usage basique de ton calendrier. Des fonctionnalités comme les rappels, les notifications, et les invitations par mail peuvent vraiment te simplifier la vie. Apprends à les utiliser efficacement.
En définitive on attends au minimum des outils que l’on utilisera de la simplicité, et de la synchronicité !
L’utilisation des outils
On a commencé avec les outils de base en repérant ce dont on aura besoin à minima pour être tranquil. Un autre aspect est comment mettre à profit ce qui est mis à disposition. Et oui, même avec l’outil le plus performant du monde, sans savoir le manipuler, cela sera sans utilité.
Je commence avec ces choses les plus oubliés ou sous-estimées lorsque que l’on rempli son agenda :
Les blocs de temps récurrents : comme on se dit oui je sais que tous les jeudis après midi il y a cette activité, on ne l’écrit pas en pensant “Savoir”. Mais ton collaborateur, ou ton planificateur en ligne ne sais peut-être pas que tu pars impérativement à une certaine heure pour y être
Le temps pour soi : Si tu as pédicure, tu ferais mieux d’y aller! Comment ça le rendez-vous il n’est pas noté ?
Les temps de trajets et de transition : Entre deux rendez-vous j’ai 30/45min de trajet mais leur fin et début sont éloignées de seulement 20min. Ou encore c’est bon ce sont des visio, c’est en ligne, donc j’ai carrément tout enchaîné ! Avec ça, comment tenir une journée sans stresser ?
Les vacances scolaires : L’organisation varie souvent en fonction des périodes de l’année, bien sur les parents sont plus affectés que ceux qui ne le sont pas. Mais sais-tu que même sans être parent tu peux être concerné ? L’état du traffic qui change (plus ou moins chargé), tes partenaires qui seront moins disponibles ou carrément des fermetures. Et oui, à ne pas sous-estimer!
Et ayant ça en tête, mon avis sur la question est le suivant :
Si tu as des tâches récurrentes, bloque des périodes régulières dans ton calendrier pour t'en occuper. Par exemple, réserve les lundis matin pour la planification de ta semaine et les vendredis après-midi pour les suivis. Cela te garantit de ne pas être débordé(e) et de pouvoir réellement te concentrer sur ces tâches.
Ne sous-estime jamais l'importance de bloquer du temps pour toi. Que ce soit pour lire, faire du sport, ou simplement te détendre, assure-toi de réserver des moments dans ton calendrier strictement pour des activités personnelles qui te ressourcent.
Pense aux trajets, temps de préparation ou débordements éventuels. Te déplacer prudemment et calmement entre deux trajets te permet d’être mieux préparé. Faire le point après chaque réunion, te permet d’organiser tes idées, planifier la suite pendant que tu traites encore le sujet tu es plus efficace et tu oublies moins. Sans compter que dans une journée, les imprévus arrivent!
Et les vacances scolaires, vois comment elles affectent ton organisation pour y penser quand tu planifies ce que tu as à gérer.
Quand les semaines passent, prends aussi un temps pour passer en revue ton calendrier. Regarde la semaine passée pour améliorer celle à venir. Demande toi ce qui a fonctionné, et là où ça a coincé. Cela te permet de repérer les conflits, de prioriser les tâches et de te rappeler des engagements importants. C'est aussi le moment de déplacer ou d'ajuster ce qui coince dans ton emploi du temps.
Et petite parenthèse que l’on dit souvent : “Parfois, bien gérer son calendrier, c'est aussi savoir dire non.“. Si tu te sens débordé(e), c'est peut-être parce que tu essaies de faire trop de choses en même temps. Évalue l'importance et la nécessité de chaque nouvelle demande/tâche avant de l'ajouter à ton agenda et n’hésite pas à différer quand c’est possible.
Organiser son calendrier personnel et professionnel est essentiel pour mener une vie qui te convient. Avec les bons outils, et les techniques que je viens de partager, tu as une base pour gérer ton temps comme un(e) pro. Pense que l'objectif est de te faciliter la vie, alors ajuste ces conseils à ta manière de vivre et de travailler. Bonne organisation !