Encore un titre de blog avec le mot digital n’est-ce pas ? Oui mais après tout c’est le notre cœur de métier ici, et c’est un domaine qui regorge d’opportunités pour tellement de cas de figure, c’est pour te le montrer que nous prenons le temps de préparer ces articles. Le digital est un domaine vaste et souvent on ne voit pas bien ce qu’il peut apporter. En faisant des petits sujets l’idée est que chacun arrive à se projeter et voit son intérêt.
Retournons au cas du jour : “Les tâches administratives”. J’entends souvent au sujet des tâches administratives :
Je n’aime pas ça
Ca me prend un temps fou
Je suis encore en retard
Je n’arrête pas de repousser mais je dois vraiment m’y mettre
Je n’en peux plus, c’est tellement de travail répétitif
Ca me prend mon énergie
ect ect je pourrais encore continuer mais je suis sure que tu vois tout de suite de quoi je parle
Bien souvent dès que l’on parle de ce domaine, on se sent sous l’eau et ça à l’air sans fin. C’est un peu vrai que c’est sans fin, tant que tu as de l’activité tu auras de l’administratif. C’est plutôt une bonne nouvelle alors d’avoir de l’admin ?Maintenant, l’idée c’est comment gérer afin réduire le temps que l’on y passe!
Première étape, il faut les repérer, oui sinon comment on voit comment s’y attaquer ? Et des fois ces tâches sont cachées dans le sens ou il s’agit de choses abandonnées, mais qui deviennent critiques à force. Comment ça tu as perdu tes factures fournisseurs papier ? Olala ce sont autant de charges qui ne sont pas prise en compte! Et je pourrais te prendre d’autres exemples mais je pense que tu vois l’image.
Ah oui, j’ai parlé du temps que tu vas gagner, de la tranquillité d’esprit que te permet d’atteindre la diminution des tâches administratives. Mais savais tu que cela peut aussi être une opportunité de croissance de ta clientèle et par conséquent booster tes ventes ? Plongeons dans le vif du sujet !
Identifier les tâches administratives énergivores
La première étape vers une gestion plus efficace de ton temps est d'identifier quelles tâches administratives te prennent le plus de temps et d'énergie. Voici comment tu peux le faire :
Faire l’inventaire de tes activités quotidiennes : Prends note de toutes les activités administratives que tu réalises et évalue le temps que tu y passes.
Evaluer l’impact de chaque tâche : Pour chaque activité, pose-toi les questions suivantes : Cette tâche contribue-t-elle directement à la croissance de mon entreprise ? Pourrait-elle être simplifiée ou éliminée ? Les tâches qui prennent beaucoup de temps mais qui ont peu d'impact sur tes résultats sont celles que tu veux cibler en premier.
Repère les doublons/répétitions et les inefficacités : Fais attention aux tâches répétitives ou à celles qui pourraient être automatisées. Par exemple, si tu passes plusieurs heures par semaine à entrer des données dans des feuilles de calcul, c’est un signal d’alarme que tu pourrais bénéficier de l'automatisation.
Pense au petit quelque chose qui te tracasse et que tu ne traites jamais et que tu sais que tu dois faire … : Et oui des fois on n’y passe pas de temps mais on sait que l’on devrait parce que c’est un élément important que l’on a décider de négliger tellement il nous draine de notre énergie!
Stratégies digitales à mettre en place !
Une fois que tu as identifié les tâches qui te ralentissent, il est temps de mettre en œuvre des solutions digitales pour les optimiser ou les éliminer.
Chaque activité est différente, c’est une phrase récurrente dans les articles de blog ici. Pourquoi ? Pour rappeler que la stratégie est propre à chaque entreprise et que les mécanismes mis en place vont dépendre de pleins de paramètres, allant de la prise en considération de la formation des collaborateurs, du budget, des valeurs et de la philosophie d’entreprise ou du fonctionnement avec des partenaires externes etc etc etc.
Maintenant que c’est dit, nous pouvons prendre quelques cas pour illustrer comment ces tâches administratives peuvent s’en voler !
Automatisation des processus
Un de nos mots préférés! L’automatisation est l’un des pilliers chez nous. Le digital offre une multitude d'outils pour automatiser les processus administratifs. Pour y mettre un pieds, tu peux essayer des outils comme Zapier, Make.com ou Pabbly Connect pour t'aider à automatiser des tâches allant de la gestion des emails et des rendez-vous, à la comptabilité et la gestion de la relation client.
Exemples de mise en pratique :
J’envoie un lien de paiement Stripe à un client, quand il a payé, je souhaite lui envoyer une séquence d’e-mail de bienvenue afin de l’accueillir. Il existe la version à la main et la version automatique, dès que je reçois un paiement, l’information est passée à mon système d’emailing et hop mon client reçoit ses e-mails sans intervention de ma part.
Après que mon client ait payé, je lui envoie des documents à remplir et signer. Sais-tu que cela aussi peut être automatisé ? Les contrats, CGV, … sont généralement les mêmes, et hop un modèle sur un outil de signature électronique et on peut mettre en place une automatisation qui déclenche l’envoie des documents à signer dès que le client a payé.
Collecte d’information via des formulaires (prise de commande, qualification de leads, …)
Souvent je vois pour la prise de commande : “Envoyez moi un mail avec , nom, prénom, numéro, info1, info2, info3,…., pour traiter plus rapidement merci de faire une demande complète” et bien souvent les demandes arrivent incomplètes ! C’est un travail de Titan pour la personnes qui reçoit ces demandes à moitié formulées et qui a besoin de traiter. Et on part dans de la relance, des fois mêmes des échanges sans fin. Bref, une perte de temps royale!
Honnêtement il est complètement possible de t’épargner ce travail gigantesque par la mise en place de petites choses! Déjà les informations demandées sont la plupart du temps déjà connues, il est donc aisé de faire un canva de prise d’information. Ensuite avec la mise en place de champs obligatoires avec affichage de messages explicites pour empêcher l’envoi de la demande tant que certaines informations sont manquantes. Au final, tu reçois des demandes complètes. Traitement accéléré et tranquillité assurée !
Intégration de tes outils entre eux et limiter les copies
Celui ci est un gros volet, et oui, la ressaisie d’information avec les erreurs que cela peut comporter. J’ai validé un rendez-vous par ici et hop je dois l’envoyer pour une prise de rendez-vous au client et aussi le saisir dans mon logiciel. Et mince j’ai mis des dates différentes, et boom cafouillage. Ou encore j’ai pris l’e-mail du client, je l’ai copié par ici pour le devis et ensuite je l’écris pour l’envoie de confirmation, je me suis trompé, le client n’a pas reçu les informations.
L’intégration c’est écrire une information dans un seul lieu et qu’elle soit simplement présente ailleurs sans intervention de ta part parce que tes outils communiquent entre eux.
Dématérialisation des documents
Ca a un peu été abordé dans la partie automatisation en parlant de signature électronique. Tu peux transformer tes processus papier en processus numériques. Cela réduit la manipulation des documents physiques et augmente drastiquement l’efficacité en cas de recherche.
Souvient toi chercher une définition dans un dictionnaire papier et un dictionnaire en ligne. On sait tous celui qui va plus vite…. De plus en fonction des outils utilisés tu peux même faire des recherches sur le contenu des fichiers, ce qui est loin d’être le cas avec le papier.
Utilisation de CRM pour la gestion des clients
Un système de gestion de la relation client peut transformer ta manière de suivre et d’interagir avec tes clients. C’est la fiche client mais en digital. De plus, si tu travailles en équipe, la prise de connaissance d’un client est beaucoup plus rapide et efficace. Souvent ces plateformes intègrent des fonctionnalités qui minimisent les tâches répétitives et facilitent les communications.
Centralisation des communications
En centralisant tes communications internes et externes sur des plateformes uniques, cela réduit le temps de sauter d’une à l’autre. Cela améliore la collaboration, les traitements des demandes clients et réellement la charge mentale d’avoir à se rappeler qu’il faut aller vérifier telle ou telle chose.
En conclusion
Je t’ai donné quelques cas de figure pour que tu puisses te projeter sur le gain de temps avec les outils digitaux. Sache qu’il y a encore pleins de cas possibles. Tout dépend de tes besoins. En tout cas une phase essentielle pour aborder ce ménage des tâches fastidieuses et d’abord le repérage de celles ci et la connaissance de tes process de fonctionnement.
En identifiant et en optimisant les tâches administratives énergivores grâce à des solutions digitales, tu peux non seulement gagner du temps mais aussi augmenter ta capacité à gérer plus de clients et à générer plus de ventes. Le digital n'est pas juste un outil, c'est un véritable levier de croissance qui peut transformer radicalement la façon dont tu gères ton entreprise.