As-tu déjà ouvert ta boîte mail et senti le stress monter en voyant des centaines de messages non lus, sans savoir par où commencer ? As-tu déjà raté des e-mails importants tellement ta boite est engorgée ? Aussi bien un e-mail te permettant d’assister à un événement important pour toi, de type administratif avec des pénalités à la clé, ou cette belle opportunité qui s’est présenté mais que tu n’as pas consulté à temps.
Tu n'es pas seul(e). Et il est possible d’arrêter de subir les boites e-mails pleines à craquer et désorganisées. Aujourd'hui, je vais te montrer comment j’ai repris le contrôle de ma boîte mail et transformé ce chaos en un espace organisé et fonctionnel.
Pourquoi organiser ta boite mail ?
J’imagine que si tu as décidé de lire cet article, tu es convaincu(e) des bienfaits de passer à l’action. Je vais quand même te lister quelques points pour nous tenir jusqu’au bout en guise de rappel.
Le premier facteur c’est clairement la réduction du stress. C’est comme le désordre à la maison, tu t’imagines vivre dans un endroit ou trouver une fourchette prend 10min? Clairement l’heure du repas deviendrait une source de stress et d’anxiété, si vous êtes deux c’est parti pour 20min et pour une famille de 4 personnes 40 minutes ! Je choisirais clairement de manger avec les mains dans ce cas!
Ensuite, suite logique au premier point, gagner du temps. En trouvant rapidement les emails, cela signifie un gain de temps pour tout le reste.
L’amélioration de ta productivité, certes tu gagnes du temps à ne plus fouiller mais en plus tu repères facilement, ce que tu dois traiter. Grâce à ça tu peux prioriser et être dans l’efficacité dans le traitement des tes réponses et suivis.
Et bien sur résoudre l’une des premières difficultés, à savoir, voir enfin les communications qui nous tiennent à cœur et ne plus rien manquer d’essentiel. Fini, le fait de passer à côté d’un mail important enfoui entre sous un tas de notifications ou d’e-mails sans intérêt pour toi.
Le grand nettoyage pour y voir clair
La première étape par laquelle j’ai débuté pour organiser ma boîte mail est de faire un grand nettoyage. Voici comment je m’y suis prise :
Me désabonner des newsletters et supprimer ces e-mails
J’ai commencé par faire le filtre de recherche pour me désabonner des newsletters et des alertes automatiques que je ne lisais jamais. Presque tous ces emails contiennent un lien de désabonnement, souvent en bas de page. Et en ce qui concerne les récalcitrants, c’est à dire ceux qui n’ont pas de lien de désabonnement ou n’arrêtent pas même désabonnée, je déclare en indésirable, vol direct pour les SPAMS. Cette première action, a réduit significativement le volume de mails qui arrivaient !
Et au passage en faisant le tri, j’ai supprimé ce qui n’étais plus nécessaire. Par exemple les offres promotionnelles d’il y a un an, quelques mois qui n’étaient plus valables. Souvent les newsletters promotionnelles sont obsolètes, au bout d’un moment etc. En se demandant si cette information est encore utilisable ? Vais-je l’utiliser ? A t'elle encore une valeur ? Ca permet de se détacher plus facilement de ces vieux messages qui restent stockés et sont inutilisés.
Dans chaque type de messagerie, il y a une façon de faire des tri facilement pour avoir des indications de ou commencer. Par exemple sur Gmail dans la barre de recherche j’utilise ce modèle pour repérer ces emails non lus avant une certaine date :
label:unread before:{date}
En exemple concret pour ce qui donne le résultat de tous les e-mails non lus avant le 1er avril 2023 : label:unread before:2023/04/01
Et la je vois ces emails non lus avant une certaine date, certains noms reviennent plus que d’autres. C’est là que je filtre de nouveau en ajoutant des mots clés à cette recherche
Un exemple avec des mots clés supplémentaires :
label:unread before:2023/04/01 Emma d'Air Caraïbes
J’aime bien voyager, mais bon les mails d’Emma datant de plusieurs années n’avaient plus aucune valeur, à moins que je cherche à ouvrir un musée des newsletter de Air Caraïbes…
En définitive me désabonner de ce que je ne veux plus recevoir a supprimé grandement le flux de mails arrivants, et supprimé les anciens e-mails m’a ajouté de la visibilité.
Une fois que cela a été fait je me suis attaquée à l’organisation de ma boite de réception.
L’organisation de ma boite de réception
LA structure
Pour définir une structure, j’ai commencé par me demander qu’est ce qui était important pour moi, qu’est ce que je traitais et qu’est-ce que je voulais voir vite.
La structure de base définie était la suivante :
A lire : j’y mets ces choses que je veux lire mais qui ne sont pas forcément ma priorité
Important : Pour les e-mail qui nécessitent une action rapide ou constante.
Archives : Pour les emails qui ne nécessitent plus d'action mais que je souhaite conserver pour référence (ou mon musée)
Formation
Formation 1
Formation 2
Personnel
Banque
Enfant
Traité
Si tu travailles seul et gère tes e-mails pro et personnels au même endroit, une structure peut être la suivante :
Entreprise : Pour la gestion de e-mails d’entreprise avec des sous dossiers.
Compta : Tout ce qui est en lien avec la compta et non traité, des factures fournisseur reçues etc
Compta traité : Pour y déplacer les e-mails une fois qu’ils sont traités.
Fiscal : le lien avec les impôts
General : Les e-mails qui arrivent à la boite générale
Général traité : ceux qui sont traités histoire de ne pas y revenir
Banque : Pour la banque
Support : Les interactions client
Et si tu fais partis de ceux qui gèrent plusieurs entreprises, ça peut donner
Entreprises :
Entreprise 1 (avec les sous dossiers vus précédemment)
Entreprise 2 et ainsi de suite
Je t’invite à voir la structure te convient le mieux en te posant les questions de ce qui est important pour toi, ce sur quoi tu souhaites être efficace et voir rapidement.
Une fois que j’ai trouvé la structure d’e-mail qui me convenait, je me suis attelée à la créer dans mon client de messagerie qui était Gmail. J’ai fait ça à l’aide de libellés. Créer des dossiers ou libellés est disponible sur la plupart des clients de messagerie. Il s’agit d’un outil efficace pour trier ces e-mails.
Les filtres et les règles
Et oui, sans un brin d’automatisation cet article n’existerait pas ! Les règles ou filtres permettent de déplacer automatiquement les e-mails vers des dossiers spécifiques selon les critères définis. Il y a plusieurs méthodes pour y arriver :
Filtre par expéditeur : Tu crées des règles pour que les emails de certaines personnes aillent directement dans un dossier spécifique. Par exemple en connaissant l’email de la banque tu peux y rediriger directement les e-mails en leur provenance.
Filtre par sujet : cela est moins précis parce que tu peux éventuellement te retrouver avec des e-mails qui ont des mots clés similaires mais que tu ne souhaitais pas forcément ranger ensemble. L’idée ici est d’utiliser des mots clés vraiment pertinents pour avoir un filtre le plus efficace que possible.
Filtre par adresse de réception : Ah bon on a pas une seule adresse e-mail par boite mail ? Et la je te réponds pas forcément! Pour plusieurs raisons, par exemple pour Gmail il existe les alias. ils sont définis de la façon suivante emailPrincipal+libelléAlias@gmail.com. Et tu peux faire le tri car c’est une variante de ton adresse gmail principale. Mais tu peux aussi recevoir des emails avec ton nom de domaine sur ton client de messagerie, et la tu en définis autant que tu veux. contact@masuperbeentreprise.com, support@masuperbeentreprise.com, compta@masuperbeentreprise.com, fiscal@masuperbeentreprise.com etc etc ! Et là, tu peux rediriger vers les dossiers de ton choix en te basant sur l’adresse de réception.
Ensuite par règles et filtres tu peux avoir plus de personnalisation comme avoir des couleurs, ou étoiles en fonction de ton client de messagerie pour définir des priorités.
Mes habitudes sur le long terme
Une fois ce travail effectué, j’y voyais beaucoup plus clair, un vrai soulagement. Il y a quand même un après.
Nos centres d’intérêts changent, des newsletters que l’on suivait avec beaucoup d’enthousiasme ne nous intéressent plus ou encore une nouvelle passion naît et on commence à suivre de nouvelles personnes. Des choses changent dans nos vies, la venu des enfants, des unions, une nouvelle création d’entreprise etc tout ça peut jouer un rôle plus qu’on ne le croit dans nos boîtes e-mails. Et la, à nous de réévaluer la structure, les règles, filtres et priorités de temps en temps.
Par rapport à ce point, je regarde de temps en temps si de nouvelles choses méritent d’être supprimées, si je décide de me désabonner, de filtrer de nouvelles choses etc.
Et dans les petites habitudes, je prends un temps spécifique pour consulter mes messages plutôt que d’être à l’affût et déconcentrée par la moindre notification. Cela me permet d’être pleinement disponible pour cette tâche au moment ou je m’y mets. Je prends des décisions immédiatement pour éviter l’accumulation, c’est à dire : A supprimer, déplacer dans “a lire” si peu important, si rapide à traiter je traite, ou si il s’agit de quelque chose de plus complexe, je planifie.
En souhaitant que cet article te permette d'y voir plus clair dans tes e-mails rapidement. Je t'invite à nous contacter si tu souhaites aller plus loin.